Workflows de HubSpot: Qué son, ejemplos y cómo se configuran

En el mundo del marketing digital y la automatización de marketing, los workflows de HubSpot se han forjado como una herramienta clave para la optimización de procesos, mejora de comunicación con cliente y el aumento de la eficiencia operativa. Por tanto, si utilizas HubSpot o estás pensando en hacerlo, entender cómo funcionan los workflows te permitirá exprimir al máximo la plataforma- 

En este artículo te explicamos qué son los workflows de HubSpot, mostrándote ejemplos prácticos para diferentes objetivos y con una guía completa, paso a paso, para que aprendas cómo configurarlos correctamente. 

¿Qué son los workflow de Hubspot?

Un workflow es una serie de acciones automatizadas que se pueden activar a partir de un trigger. El trigger puede ser cualquier elemento o propiedad definida para un contacto específico, empresa u oportunidad comercial. A partir de ahí se pueden desencadenar diferentes acciones (como el envío de un email específico, por ejemplo) en un determinado momento (a los 3 dias de descarga de un determinado contenido de la web, por ejemplo).

Hemos preparado algunos ejemplos específicos de tareas en las que sacar partido de los procesos automatizados. 

¿Para qué sirven los workflows de HubSpot?

Los worflows de HubSpot sirven, principalmente, para automatizar tareas repetitivas dentro de los espacios de marketing, ventas y atención al cliente con el objetivo de mejorar la eficiencia y personalización en cada customers journey.

Sí que es cierto que se usa, sobre todo, en ejecución de campañas de lead nurturing pero tiene un sinfín de aplicaciones:

Marketing

• Ejecutar campañas promocionales, de lanzamiento de productos, etc.
• Lead scoring (puntuación automática de leads)
• Evaluaciones automatizadas.
• Aportar a los leads contenido de calidad y relevante en función de la etapa del ciclo de compra.

Ventas

• Asignación automática de leads al representante de ventas según criterios como la geografía o volumen empresarial.
• Envío de correos de seguimiento personalizados cuando un lead realiza una acción clave.
• Cambio automático del estado de negocio en el pipeline cuando un lead rellena un formulario, por ejemplo, o tiene una reunión.
• Recordatorios internos para que los vendedores tengan llamadas.

Todo esto mejora la productividad del equipo y permite una atención más personalizada.

Atención y servicio al cliente

• Envío automático de cuestionarios de satisfacción después de cerrar un ticket.
• Notificaciones internas para escalar casos críticos al equipo.
• Seguimiento automatizado de tickets que no han sido actualizados en su momento.
• Creación de tareas para hacer check-in con el cliente tras una implementación o compra

¿Cómo crear un workflow de HubSpot?

Crear un workflow en HubSpot es un proceso intuitivo que requiere claridad en los objetivos y una configuración adecuada para lograr un funcionamiento eficiente. A continuación se explica paso a paso cómo crear un workflow desde cero, ya sea para automatizar emails, actualizar propiedades de contacto o gestionar tareas internas.

1. Acceso al panel de workflows

Desde la cuenta de HubSpot, se debe acceder al menú principal y seleccionar Automatización > Workflows. Para usuarios nuevos, aparecerá una introducción a la herramienta. Luego, se debe hacer clic en "Crear workflow".

2. Selección del tipo de workflow

HubSpot ofrece diferentes tipos de workflows según el objeto que se desea automatizar:

• Basado en contactos
• Basado en empresas
• Basado en tickets
• Basado en negocios
• Desde cero o plantillas prediseñadas

Es importante seleccionar el tipo que mejor se adapte al caso específico. Por ejemplo, para automatizar una secuencia de correos tras una descarga, conviene elegir "basado en contactos".

3. Configuración de disparadores (triggers)

Los disparadores son las condiciones que inician el workflow. Se puede elegir entre múltiples criterios, como:

• Envío de un formulario
• Agregación a una lista
• Visita a una página específica
• Cambio de etapa en el pipeline

Cuanto más específicos sean los disparadores, más personalizada será la automatización.

4. Añadir acciones

Una vez definido el disparador, se deben agregar las acciones que el workflow realizará. Algunas de las más comunes son:

• Enviar un correo electrónico
• Crear una tarea
• Actualizar una propiedad del contacto
• Establecer un retraso (delay) entre acciones
• Inscribir en otro workflow

Se pueden agregar tantas acciones como sean necesarias para lograr el flujo deseado.

5. Revisión y prueba del workflow

Antes de activarlo, es crucial revisar el flujo completo. HubSpot permite simular el recorrido de un contacto para asegurar que todo funciona correctamente.

6. Activación del workflow

Una vez validado, se debe hacer clic en "Revisar y activar". Desde ese momento, el workflow comenzará a ejecutarse automáticamente cuando se cumplan los disparadores establecidos.

El uso correcto de los workflows de HubSpot permite automatizar procesos clave sin perder la personalización en la comunicación. Es recomendable monitorizar el rendimiento del workflow y realizar ajustes según los resultados obtenidos.

Ejemplos de Workflow de HubSpot en Inbound Marketing

1. Envío automático de emails a clientes potenciales.

Probablemente tengas gran cantidad de leads en tu base de datos que consideras top-of-the-funnel, porque aun no están en la fase de compra, dentro del customer´s journey. Simplemente están buscando información de algún producto o servicio y hayan entrado en tu web, hecho click en algún Call-to-action y descargado a través de un formulario, un contenido específico. 

¿Y a continuación? No puedes dejar que estos leads se queden en el camino. Para evitar esto, puedes configurar, gracias a los workflows, una serie de emails de seguimiento que aporten contenido de calidad (puedes aprovechar y enviar algún descargable tipo ebook) y que  llevará a tus leads por el embudo de marketing y más cerca de la venta.

Podemos configurar un workflow de tal manera que el trigger de la acción sea la descarga de un ebook específico de la web. En ese caso específico, el lead recibirá un email de follow up preguntando si está interesado en nuestros servicios.

En caso afirmativo, directamente se enviará el aviso al área comercial. En caso negativo, podemos seguir programando nuevos contenidos de nurturing.

Paso 1: Trigger

Paso 2: Envío de email de follow up

Paso 3: Ramas if/then y acciones

2. Asignación de leads a comerciales y envío de notificaciones internas.

La rápida y correcta asignación de leads a comerciales es clave para los equipos de marketing y ventas. 

A continuación, te mostramos un ejemplo de workflow que sirve para asignar de forma directa un lead que ha completado un formulario a un comercial y enviar una notificación interna a éste y a cualquiera de las partes que estén involucradas.

En este sencillo workflow se muestra cómo una vez que un lead solicita ser contactado, se desencadena una acción. En este caso, ese lead se asigna a un comercial específico y se activa una alerta de notificación interna, que se encargará de enviar un correo de forma automática al comercial designado con toda la información necesaria para dar seguimiento a este lead. 

Fuente de la imágen: HubSpot

3. Seguimiento de leads que contactan mediante Chatbot.

HubSpot ha conseguido que sea más fácil que nunca poder incluir un chatbot en tu página web.

Sin embargo, una vez captado el lead a través del chat, es necesario dotarlo de cierta automatización para realizar la asignación y seguimiento. 

En este ejemplo, a todos los contactos del chat se les asigna a una misma lista dentro de HubSpot. El trigger será que el contacto sea miembro de esa lista. También puedes incluir cualquier otro trigger que creas que es necesario, como por ejemplo el tipo de lead, el producto o servicio en el que está interesado, su ubicación, etc.

Es muy importante para la base de datos que estos leads sean identificados como "leads de chatbot", ya que esto te ayudará a verificar el éxito y el ROI del chatbot online. Deben ser etiquetados también como "leads en proceso", ya que se encuentran interactuando de forma directa contigo y es posible que vayan a necesitar un seguimiento adicional a través de un comercial.

Finalmente, tienes que enviar un correo automático de seguimiento al lead con la información que ha pedido durante el chat. Es una buena práctica incluir un token de personalización con el nombre, el email y el número de teléfono del comercial asignado, para que el lead sepa con quién tiene que contactar si es necesario.

Por último, se envía una notificación interna al comercial, para que sepa que este lead sigue en proceso y que tiene que estar alerta ante cualquier email o llamada.

Paso 1: Trigger

Paso 2: Lead in process y asignación de comercial

Paso 3: seguimiento y notificación

Una vez diseñados y activado tus workflows es importante saber medir su funcionamiento. Cada workflow permite fijar ciertos objetivos. y evaluar su rendimiento. Puedes visualizar las acciones para cada contacto específico, ver en qué fase se encuentra y optimizar donde sea neceario.

Las posibilidades de marketing automation mediante workflows de HubSpot son infinitas. Solo tienes que definir tus objetivos y ponerte en marcha. Si necesitas más información no dudes en contactarnos.