La automatización es un recurso necesario hoy en día a la hora de gestionar cualquier negocio con presencia online. Es sorprendente la cantidad de tareas rutinarias que se pueden automatizar con una buena herramienta de automatización como HubSpot.
En HubSpot, la automatización se realiza a través de su herramienta de workflows.
¿Qué es un workflow de Hubspot?
Un workflow es una serie de acciones automatizadas que se pueden activar a partir de un trigger. El trigger puede ser cualquier elemento o propiedad definida para un contacto específico, empresa u oportunidad comercial. A partir de ahí se pueden desencadenar diferentes acciones (como el envío de un email específico, por ejemplo) en un determinado momento (a los 3 dias de descarga de un determinado contenido de la web, por ejemplo).
Hemos preparado algunos ejemplos específicos de tareas en las que sacar partido de los procesos automatizados.
Ejemplos de Workflow de HubSpot en Inbound Marketing
1. Envío automático de emails a clientes potenciales.
Probablemente tengas gran cantidad de leads en tu base de datos que consideras top-of-the-funnel, porque aun no están en la fase de compra, dentro del customer´s journey. Simplemente están buscando información de algún producto o servicio y hayan entrado en tu web, hecho click en algún Call-to-action y descargado a través de un formulario, un contenido específico.
¿Y a continuación? No puedes dejar que estos leads se queden en el camino. Para evitar esto, puedes configurar, gracias a los workflows, una serie de emails de seguimiento que aporten contenido de calidad (puedes aprovechar y enviar algún descargable tipo ebook) y que llevará a tus leads por el embudo de marketing y más cerca de la venta.
Podemos configurar un workflow de tal manera que el trigger de la acción sea la descarga de un ebook específico de la web. En ese caso específico, el lead recibirá un email de follow up preguntando si está interesado en nuestros servicios.
En caso afirmativo, directamente se enviará el aviso al área comercial. En caso negativo, podemos seguir programando nuevos contenidos de nurturing.
Paso 1: Trigger
Paso 2: Envío de email de follow up
Paso 3: Ramas if/then y acciones
2. Asignación de leads a comerciales y envío de notificaciones internas.
La rápida y correcta asignación de leads a comerciales es clave para los equipos de marketing y ventas.
A continuación, te mostramos un ejemplo de workflow que sirve para asignar de forma directa un lead que ha completado un formulario a un comercial y enviar una notificación interna a éste y a cualquiera de las partes que estén involucradas.
En este sencillo workflow se muestra cómo una vez que un lead solicita ser contactado, se desencadena una acción. En este caso, ese lead se asigna a un comercial específico y se activa una alerta de notificación interna, que se encargará de enviar un correo de forma automática al comercial designado con toda la información necesaria para dar seguimiento a este lead.
Fuente de la imágen: HubSpot
3. Seguimiento de leads que contactan mediante Chatbot.
HubSpot ha conseguido que sea más fácil que nunca poder incluir un chatbot en tu página web.
Sin embargo, una vez captado el lead a través del chat, es necesario dotarlo de cierta automatización para realizar la asignación y seguimiento.
En este ejemplo, a todos los contactos del chat se les asigna a una misma lista dentro de HubSpot. El trigger será que el contacto sea miembro de esa lista. También puedes incluir cualquier otro trigger que creas que es necesario, como por ejemplo el tipo de lead, el producto o servicio en el que está interesado, su ubicación, etc.
Es muy importante para la base de datos que estos leads sean identificados como "leads de chatbot", ya que esto te ayudará a verificar el éxito y el ROI del chatbot online. Deben ser etiquetados también como "leads en proceso", ya que se encuentran interactuando de forma directa contigo y es posible que vayan a necesitar un seguimiento adicional a través de un comercial.
Finalmente, tienes que enviar un correo automático de seguimiento al lead con la información que ha pedido durante el chat. Es una buena práctica incluir un token de personalización con el nombre, el email y el número de teléfono del comercial asignado, para que el lead sepa con quién tiene que contactar si es necesario.
Por último, se envía una notificación interna al comercial, para que sepa que este lead sigue en proceso y que tiene que estar alerta ante cualquier email o llamada.
Paso 1: Trigger
Paso 2: Lead in process y asignación de comercial
Paso 3: seguimiento y notificación
Una vez diseñados y activado tus workflows es importante saber medir su funcionamiento. Cada workflow permite fijar ciertos objetivos. y evaluar su rendimiento. Puedes visualizar las acciones para cada contacto específico, ver en qué fase se encuentra y optimizar donde sea neceario.
Las posibilidades de automatización de marketing mediante workflows de HubSpot son infinitas. Solo tienes que definir tus objetivos y ponerte en marcha. Si necesitas más información no dudes en contactarnos.
Mary Beth Swick
Mary es redactora profesional con más de 10 años de experiencia en marketing y publicidad. Como estadounidense residente en Madrid disfruta de la cultura española, le apasiona practicar senderismo por los alredores de Madrid y las últimas series de Netflix y HBO. También le encanta la música (¡es nuestra DJ en mbudo!) y los gatos.