As 5 chaves para a migração de dados ao CRM do HubSpot

Muitas vezes, mudar de CRM é um grande processo que envolve vários sectores de uma empresa. Não são apenas os departamentos comerciais que utilizam esta ferramenta - marketing, administração ou operações podem também ter muitas informações valiosas armazenadas. Por conseguinte, antes de iniciar uma mudança tão importante, é normal que surjam dúvidas ou que não se saiba por onde começar.

É por isso que na mbudo preparamos um pequeno guia para compreender as chaves da migração de dados para o CRM do HubSpot.

1. Planifique a sua migração de dados ao HubSpot

Como em qualquer outro projeto, antes de começarmos, precisamos elaborar um plano de ação. Teremos de coordenar pessoas de vários departamentos dentro da nossa empresa; surgirão questões nos pontos seguintes e todos terão de fazer a sua parte para fazer avançar a migração do CRM.

O timeline para este projeto será mais ou menos extenso, dependendo não só das características do seu antigo CRM, mas também do método que escolher para migrar toda a informação para o HubSpot. Há várias opções

• Importação de um ficheiro Excel ou CSV para o HubSpot: esta é a opção mais simples e mais barata se os dados a importar forem poucos ou não tiverem muitas associações entre si. O tempo estimado dependerá da complexidade da base de dados e de quão limpa precisamos que esteja para subi-la ao HubSpot. Embora este seja o método de migração mais simples, pode levar várias semanas, uma vez que, muitas vezes, é necessário realizar alterações para obter todos os dados corretamente formatados no HubSpot.
  Mesmo assim, se começarmos com uma base de dados bem optimizada, e os dados a migrar não forem complexos, esta opção será a mais adequada para a nossa empresa.
  
  
• Utilizar a API do HubSpot: se tivermos um programador dentro da nossa equipa ou tivermos experiência de trabalho com APIs, esta opção pode ser mais rápida e automatizável. O tempo estimado dependerá da habilidade da nossa equipa e da complexidade da informação que queremos migrar ao CRM. Se não tiver uma equipa de programadores, um partner do HubSpot, como a mbudo, pode fornecer o apoio necessário.
  
  
• Uitilizar um software para importações: há aplicações que podem alcançar um bom resultado num curto espaço de tempo, uma vez que tenhamos as nossas prioridades claras e o nosso antigo CRM organizado e optimizado. Estas soluções são muito robustas, e recomendamo-las no caso de haver orçamento suficiente ou se o tempo para finalizar a migração de CRM for mais apertado.
  
  

2. Optimize a sua base de dados atual

Quanto mais optimizada a informação na sua base de dados atual, maior o seu valor. É um erro acreditar que, se tivermos anos e anos de informação acumulada, a migração do CRM ao HubSpot ou a qualquer outra ferramenta vai torná-la magicamente organizada e limpa. É preferível gastar tempo e adiar o processo por algumas semanas para unificar e completar o que temos. Alguns dos pontos que devem ser revistos detalhadamente ao validar a limpeza de uma base de dados são, entre outros:

• Selecionar e optimizar os campos que serão realmente necessários no novo sistema.
• Preencher informações relevantes e em falta, tais como emails e nomes.
• Unificar o formato e a nomenclatura dos valores dos campos drop-down.
• Unificar o formato dos campos, como a maneira de escrever as datas, por exemplo.
• Verificar se as associações entre objetos (por exemplo, contactos, negócios e empresas) fazem sentido e estão corretas.
• Remover qualquer informação obsoleta.
  
  

3. Prepara tu entorno de HubSpot para la migración

No HubSpot, os diferentes campos que nos fornecem informação sobre os objetos disponíveis no CRM são chamados "propriedades". Assim que tivermos clareza sobre os dados que vamos passar ao HubSpot, à nossa agência parceira ou a um membro da sua equipa, teremos de criar as propriedades personalizadas. Antes de começarmos, devemos também verificar se os campos que queremos já estão disponíveis no HubSpot por defeito - por exemplo, campos básicos tais como e-mail ou nome e apelido já estão incluídos no HubSpot e devemos ter o cuidado de não os duplicar.

4. Mapeie e associe os campos do seu antigo CRM com as propriedades do HubSpot

Assim que tivermos as propriedades criadas e todo o ambiente pronto e limpo para começar a trabahar, devemos criar uma tabela com as equivalências entre os valores que tínhamos no nosso antigo CRM e os que iremos utilizar no HubSpot. Isto inclui também os valores encontrados nos dropdowns e nas propriedades de seleção múltipla. Temos de ter em conta todos os detalhes, incluindo maiúsculas e minúsculas, outros idiomas, acentos, regionalismos, sinais de pontuação, etc. Esta tabela de equivalências vai permitir que tenhamos o controlo da forma como o novo CRM será estruturado; funcionará como um guia de propriedades para preparar a importação, independentemente do método que escolhemos.

5. Faça um teste de migração e valide os dados

Antes de "ligar a máquina", recomenda-se extrair uma pequena amostra do nosso CRM anterior e a importá-la ao HubSpot. Isto vai permitir-nos detectar prematuramente erros no formato, enxergar novas necessidades e reconhecer imprevistos . Ao analisar os dados desta primeira migração, temos de comparar a veracidade e a correspondência da informação com o sistema anterior. Após finalizar todas as correções necessárias e ter a certeza de que o formato está correto, estamos prontos para a importação final.

Em suma, se seguimos estes passos corretamente, não devemos encontrar quaisquer problemas ou complicações ao implementar a migração. No entanto, imprevistos podem surgir. Por isso, ao finalizar o processo, recomendamos manter o acesso ao CRM anterior durante algumas semanas, caso seja necessário fazer pequenas correções ou ajustamentos à informação migrada.

O próximo passo é simplesmente apreciar a nossa nova ferramenta de trabalho e ver que a mudança para HubSpot CRM foi para melhor.

Se precisar de mais informações não hesite em contactar con mbudo, somos partner Diamond do HubSpot com experiência em migrações CRM e integrações avançadas HubSpot.