O Marketing Automation é um recurso valioso permitindo às empresas automatizarem diferentes processos de negócio através de workflows. Os Workflows permitem poupar tempo e recursos sendo uma parte fundamental de uma estratégia de Inbound Marketing. Ficaria impressionado com a quantidade de tarefas rotineiras um Workflow permite eliminar, se implementado correctamente.
Se tem interesse no Marketing Automation deixamos abaixo 3 exemplos de Workflows criados com o Hubspot, para 3 processos de inbound.
Um workflow é uma série de tarefas automatizadas que são desencadeadas por um trigger (um desencadeador). O trigger pode ser um elemento ou propriedade de um contacto, empresa ou oportunidade específica. A partir daí, diferentes acções podem ser desencadeadas (por exemplo um email ser enviado) num espaço de tempo (por exemplo 3 dias após um conteúdo ter sido descarregado no website).
Preparámos alguns exemplos específicos de tarefas que podem beneficar de uma processo automatizado.
Em qualquer negócio é necessário alertar as equipas de vendas para novas leads e existe um sistema interno de notificação. Em muitos casos, este "sistema" consiste em enviar um email directamente a um membro da equipa. Contudo este sistema pode ficar esquecido ou deixar de ser prioridade quando o trabalho acumula ou mesmo quando o responsável se ausenta (de férias, doente, etc).
Abaixo pode encontrar um workflow simples, para assignação de uma lead vinda de um pedido de informação, a um membro da equipa comercial e o envio de notificação a esse mesmo membro, ao seu superior e outras partes envolvidas.
O processo começa quando o contacto preenche um formulário. Isto é o "enrollment trigger", a acção que irá desencadear a sequência de eventos do workflow. Este trigger é totamente customizável e podem ser incluídos múltiplos triggers.
De seguida definimos um membro específico da equipa de vendas, para tratar estas leads. Neste caso, o John Smith, que , no Hubspot CRM, ficará definido como owner do contacto.
Finalmente, definimos uma notificação interna, que enviará um email automático ao comercial e que conterá toda a informação necessária ao follow-up da lead.
O HubSpot tornou mais fácil que nunca a inclusão de um chatbot num website. Contudo, uma vez captada a lead através do chat, é necessário criar alguma automação para que seja assegurada a assignação e bom seguimento desses contactos.
No próximo exemplo, todos os contactos que chegam através do chatbot são adicionados a uma mesma lista no Hubspot. O trigger será assim o "ser membro dessa lista". Também poderá incluir qualquer outro trigger que considere ser necessário como, por exemplo, o tipo de lead, o produto ou serviço que têm interesse, a sua localização geográfica, etc.
É muito importante que, na base de dados, estas leads sejam identificadas como "leads do chatbot", já que assim conseguiremos determinar o sucesso e o ROI do chatbot. Devem ser também etiquetadas como "leads in process" já que estão em contacto directo com a sua organização e podem vir a necessitar de algum seguimento adicional pela equipa de vendas.
Finalmente terá que enviar um email automático de seguimento para cada lead com informação solicitada durante o chat. É uma boa prática incluir um token de personalização com o nome, email e número de telefone do comercial assignado para que a sua lead saiba quem tem de contactar caso seja necessário.
Por último, é enviada um notificação interna ao comercial, para que este saiba que esta lead está activa e que terá de estar alerta perante qualquer email ou chamada.
Step 1: Enrollment Triggers
Step 2: Property Values
Step 3: Follow Up Email & Notification
Regra geral todas as empresas têm muita leads "top-of-the-funnel", estacionadas nas suas bases de dados. São normalmente contactos que ainda não estão prontos para comprar o seu produto ou serviço e que estão apenas à procura de informação. Não podemos esquecer estas valiosas leads nem deixá-las cair. Por isto, uma ideia de workflow é criar emails de nurturing oferecendo informação de valor acrescentado e que os leve a percorrer o funil até estarem preparados para a compra.
Como nos exempos anteriores o processo começa sempre pelo enrollment trigger. Neste caso o contacto deverá ser uma MQL (Marketing Qualified Lead).
O segundo passo será criar umdelay (adiar). Não vamos querer contactar uma pessoa logo após a cedência dos seus contactos. Melhor esperar uns dias, deixar o contacto explorar o website um pouco mais e depois, caso não haja nenhum acção relacionada com uma possível venda, podemos fazer um follow-up.
Enviamos então o primeiro email de follow-up. O passo seguinte é criar uma ramificação if/then. Estas serão as potenciais acções tomadas dependendo do caminho tomado pelo contacto. Neste exemplo queremos que cliquem no CTA (Call to Action) de "More info", dentro do email.
Definimos que caso o contacto clique no CTA (Yes branch) significa que pode ter interesse no produto/serviço, sendo então uma acção relacionada com uma potencial venda. Assim sendo o follow-up seria enviar um email a sugerir uma conversa com um membro da equipa de vendas.
Para os que não façam clique no CTA (NO branch), podemos enviar um segundo email de follow-up passados alguns dias. Por regra não deveremos passar os três a cinco emails de follow-up. Se a maior parte dos emails que envia passarem despercebidos aos seus contactos isto significa que não existe engagement e que, muito provavelmente não há interesse nos seus produtos ou serviços.
Step 1: Enrollment Trigger & Delay
Step 2: Send Email & Delay
Step 3: If/then branches and actions
Outra funcionalidade muito interessante dos workflows Hubspot é a definição de goals (objectivos). Pode definir qual o objectivo do seu workflow. Será a forma de medir o sucesso do seu workflow. Pode ainda visualizar as várias acções para cada contacto específico, perceber em que fase se encontra e optimizar caso seja necessário.
Os workflows da Hubspot são extremamente robustos e fiáveis e oferecem infinitas possibilidades. Terá apenas de definir de forma clara os seus objectivos e pôr o Workflow a funcionar. Se necessita de ajuda ou mais informação não hesite em contactar-nos.