Que HubSpot sea uno de los mejores CRM's del mercado no es casual. Lo que comenzó siendo una herramienta de automatización de marketing, se ha convertido en uno de los CRM's más potentes y versátiles del mercado. Esta flexibilidad de uso y adaptación a cada modelo de negocio se consigue, entre otros motivos, con la capacidad de sincronización con aplicaciones externas e integración de datos.
Y es que el panorama tecnológico de marketing y ventas se ha transformado completamente en los últimos años. Hay más de 8.000 aplicaciones de marketing y ventas en este momento en comparación con poco más de 150 en 2011. Contar con plataformas integradas es vital para adaptarse a cualquier estructura de negocio.
¿Qué es un webhook?
Una de las funcionalidades que ofrece el CRM de HubSpot es la implementación de webhooks, o dicho de otra forma, el uso de un sistema de comunicación que simplifica el intercambio de datos entre diferentes aplicaciones web.
Además de los webhooks, HubSpot cuenta con varias API que permiten interactuar con la información. Ambos modelos juegan un papel muy importante en la integración de sistemas.
Veamos cómo funciona.
Cuando interactuamos con una aplicación, casi todas las acciones se traducen en eventos. Por ejemplo, si tenemos un ecommerce, el momento de pago se considera un evento. A partir de aquí quizás nos interese automatizar una acción, como el envío de un email. Si tenemos un desarrollo API, necesitamos consultar periódicamente a la aplicación para saber si se ha producido algún evento, lo que podría generar cierta sobrecarga de los sistemas. Sin embargo, un desarrollo similar mediante un webhook, permite notificar el momento del evento sin necesidad de hacer una supervisión periódica.
Esto permite ahorrar recursos y tiempo, haciendo mucho más eficiente el funcionamiento y evitando posibles retrasos en la ejecución de las tareas automatizadas.
Con este diagrama lo explicamos visualmente:
¿Cómo implementar webhooks en HubSpot?
Existen diferentes usos de webhooks dentro de HubSpot. La elección dependerá del tipo de licencia y de la necesidad específica. Detallamos a continuación las 3 funcionalidades principales:
1. Webhooks API
La funcionalidad Webhooks API está disponible para todas las diferentes licencias de HubSpot.
Partiendo de una aplicación creada en HubSpot, te permite crear de forma sencilla eventos o subscripciones para enviar los datos cada vez que sucedan dichos eventos. Esos eventos incluyen creaciones de contactos, empresas y negocios, además de la eliminación o actualizaciones de propiedades.
Fuente: HubSpot
Para mayor flexibilidad de uso puedes considerar otras de las opciones que detallamos a continuación:
2. Extensión de workflows
La funcionalidad de extensión de workflows está actualmente disponible para todos los planes Pro y Enterprise, y se puede utilizar en workflows de HubSspot basados contactos. Con esta funcionalidad puedes desarrollar acciones personalizadas para envíar datos desde HubSpot a una URL de webhook.
Algunas de las ventajas son:
- Usabilidad: es mucho más fácil de usar para los usuarios finales al crear workflows y agregar estas acciones según se necesiten.
- Eficiencia: permite personalizar la carga útil para que solo obtengas los datos que requiera la aplicación, facilitando así el procesamiento de datos.
- Escalabilidad: se puede utilizar para integrar los workflows de HubSpot con otros sistemas, por ejemplo, CRM's, plataformas SMS, notificaciones push, etc.
Fuente: HubSpot
Actualmente esta funcionalidad se limita a workflows basados en contactos. Para funcionalidades más avanzadas, existe una tercera opción:
3. Webhooks a través de bots/workflows
Esta funcionalidad está disponible con la licencia de Operations Hub Professional, permitiendo activar webhooks mediante una acción tanto en los bots como en los workflows de HubSpot (información técnica).
En el caso de los bots, se puede activar un webhook cuando un usuario inserte una determinada entrada al bot. Ve cómo funciona esto en relación con los bots; notarás que también pueden esperar una respuesta antes de continuar con la siguiente acción.
En cuanto a los workflows, la mayor ventaja es que se pueden activar webhooks en todos los tipos de workflows existentes en HubSpot (contacto, empresa, negocio, ticket y cuotas) utilizando diferentes triggers.
Fuente: HubSpot
Para más información sobre cómo utilizar los webhooks a través de workflows en HubSpot, accede a este artículo.
Como ves, hay diferentes maneras de utilizar los webhooks de HubSpot, dependiendo del tipo de licencia de la plataforma y de los requesitos de cada proyecto.
Para más información no dudes en contactar con mbudo. Estaremos encantados de ayudarte.
Ana Botija Loaísa
Ana es co-founder de mbudo, y directora de inbound marketing. Ha trabajado en empresas telco y multinacionales IT en departamentos de ingeniería, desarrollo de negocio y marketing. No puede negar su pasado como ingeniera así que disfruta cuanto más complicado sea el reto. Le encanta la historia del arte y viajar.