Muitas vezes, mudar de CRM é um grande processo que envolve vários sectores de uma empresa. Não são apenas os departamentos comerciais que utilizam esta ferramenta - marketing, administração ou operações podem também ter muitas informações valiosas armazenadas. Por conseguinte, antes de iniciar uma mudança tão importante, é normal que surjam dúvidas ou que não se saiba por onde começar.
É por isso que na mbudo preparamos um pequeno guia para compreender as chaves da migração de dados para o CRM do HubSpot.
Como em qualquer outro projeto, antes de começarmos, precisamos elaborar um plano de ação. Teremos de coordenar pessoas de vários departamentos dentro da nossa empresa; surgirão questões nos pontos seguintes e todos terão de fazer a sua parte para fazer avançar a migração do CRM.
O timeline para este projeto será mais ou menos extenso, dependendo não só das características do seu antigo CRM, mas também do método que escolher para migrar toda a informação para o HubSpot. Há várias opções
Quanto mais optimizada a informação na sua base de dados atual, maior o seu valor. É um erro acreditar que, se tivermos anos e anos de informação acumulada, a migração do CRM ao HubSpot ou a qualquer outra ferramenta vai torná-la magicamente organizada e limpa. É preferível gastar tempo e adiar o processo por algumas semanas para unificar e completar o que temos. Alguns dos pontos que devem ser revistos detalhadamente ao validar a limpeza de uma base de dados são, entre outros:
No HubSpot, os diferentes campos que nos fornecem informação sobre os objetos disponíveis no CRM são chamados "propriedades". Assim que tivermos clareza sobre os dados que vamos passar ao HubSpot, à nossa agência parceira ou a um membro da sua equipa, teremos de criar as propriedades personalizadas. Antes de começarmos, devemos também verificar se os campos que queremos já estão disponíveis no HubSpot por defeito - por exemplo, campos básicos tais como e-mail ou nome e apelido já estão incluídos no HubSpot e devemos ter o cuidado de não os duplicar.
Assim que tivermos as propriedades criadas e todo o ambiente pronto e limpo para começar a trabahar, devemos criar uma tabela com as equivalências entre os valores que tínhamos no nosso antigo CRM e os que iremos utilizar no HubSpot. Isto inclui também os valores encontrados nos dropdowns e nas propriedades de seleção múltipla. Temos de ter em conta todos os detalhes, incluindo maiúsculas e minúsculas, outros idiomas, acentos, regionalismos, sinais de pontuação, etc. Esta tabela de equivalências vai permitir que tenhamos o controlo da forma como o novo CRM será estruturado; funcionará como um guia de propriedades para preparar a importação, independentemente do método que escolhemos.
Antes de "ligar a máquina", recomenda-se extrair uma pequena amostra do nosso CRM anterior e a importá-la ao HubSpot. Isto vai permitir-nos detectar prematuramente erros no formato, enxergar novas necessidades e reconhecer imprevistos . Ao analisar os dados desta primeira migração, temos de comparar a veracidade e a correspondência da informação com o sistema anterior. Após finalizar todas as correções necessárias e ter a certeza de que o formato está correto, estamos prontos para a importação final.
Em suma, se seguimos estes passos corretamente, não devemos encontrar quaisquer problemas ou complicações ao implementar a migração. No entanto, imprevistos podem surgir. Por isso, ao finalizar o processo, recomendamos manter o acesso ao CRM anterior durante algumas semanas, caso seja necessário fazer pequenas correções ou ajustamentos à informação migrada.
O próximo passo é simplesmente apreciar a nossa nova ferramenta de trabalho e ver que a mudança para HubSpot CRM foi para melhor.
Se precisar de mais informações não hesite em contactar con mbudo, somos partner Diamond do HubSpot com experiência em migrações CRM e integrações avançadas HubSpot.