Hercesa Internacional
Transformando el CRM de HubSpot en un espacio de trabajo multinacional
Hercesa Internacional es una empresa inmobiliaria de éxito en los sectores residencial, industrial y terciario, presente en un total de 9 países en 3 continentes, con el objetivo de centrar sus productos en las tipologías demandadas por el cliente local.
Las delegaciones que entraron en el scope de este proyecto fueron España, Rumanía, Bulgaria y Portugal.
Industria: Inmobilaria
Tamaño de Empresa: 200-500 empleados
Caso de uso: Estandarización de procesos comerciales y de marketing en HubSpot
Productos: Sales Hub Pro, Marketing Hub Pro
Retos
Con la disparidad de procesos comerciales entre las diferentes regiones y diferente uso de HubSpot, el reto principal fue trabajar en la homogenización de procesos de venta y acercar el CRM de HubSpot a los diferentes perfiles de usuario.
Hercesa Internacional utilizaba inicialmente dos instancias de HubSpot, una para Portugal y otra para Rumanía. Con diferentes metodologías, procesos comerciales y formas de trabajar las oportunidades de venta, según la delegación.
Mientras la implementación del CRM en Rumanía estaba en fase muy avanzada - con usuarios avanzados en el uso HubSpot - en Portugal el proyecto se encontraba en una fase inicial, con licencias tipo HubSpot Starter y uso limitado de la herramienta. En Bulgaria sin embargo, el proyecto todavía no estaba iniciado, y los comerciales no estaban en absoluto familiarizados con HubSpot. Esta falta de homogenización de procesos y activos de ventas y marketing era nuestro desafío principal.
Solución
Para mejorar y homogenizar los procesos comerciales, en una primera fase del proyecto, migramos todas las delegaciones a una única cuenta de HubSpot, introduciendo una convención de nombres, diferenciando los espacios de trabajo para cada país y un idioma oficial de la cuenta. Se introdujeron procesos para diferenciar las distintas bases de datos, los activos de marketing y ventas, y los informes.
En la segunda fase del proyecto nos centramos en la optimización y automatización de los procesos comerciales (creamos los pipelines de ventas, automatizamos los procesos de seguimiento de leads y cierre de negocio, etc.)
Tareas
-> Auditoría inicial de procesos y optimización.
-> Homogeneización de HubSpot:
- Migración de contactos y negocios a una única instancia.
- Introducción de una convención de nomenclatura, organización de carpetas y ficheros, introducción de un único idioma oficial.
- Espacios de trabajo diferenciados por delegación.
- Sesiones de formación a diferentes perfiles de usuario.
-> Optimización de procesos de venta:
- Automatización y documentación de procesos.
- Creación de reportes avanzados.
- Vistas personalizadas por región y perfil de usuario.
- Emails automatizados: creación de workflows para automatizar procesos comerciales de seguimiento de leads y cierre de oportunidades.
- Nuevos pipelines adaptados a cada región.
- Creación y organización de nuevos productos en HubSpot.
"El proyecto requería un análisis profundo de las necesidades de cada delegación para definir una estrategia de uso de CRM homogénea para todas, estando cada una de ellas en momentos muy diferentes en cuanto a estructura, comercialización de producto y necesidades. La auditoría y soluciones planteadas, así como la implementación y formación de los equipos locales han sido un éxito rotundo gracias a un equipo que ha conjugado las capacidades de escucha, flexibilidad, creatividad, innovación y agilidad en la respuesta, siempre con una excepcional sensibilidad hacia el cliente." Soledad Marcos - Coordinadora Dpto. Marketing en Hercesa Internacional
Resultados
Con la implantación del proyecto conseguimos estandarizar, automatizar y documentar todos los procesos, tareas y comunicaciones de cada delegación de Hercesa.
La cuenta de HubSpot de Hercesa Internacional se transformó en un espacio multinacional de trabajo, en el que operan a su vez los 3 países de manera independiente y sin que los comerciales y los especialistas de cada uno de ellos interfieran entre sí.
Se optimizaron procesos de trabajo de los equipos comerciales de cada país, facilitando el día a día mediante la estandarización de procesos.
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