La guía definitiva de Reporting en HubSpot para responsables de marketing

¿Por qué el reporting es tan importante?

En la actualidad, el reporting es un aspecto muy importante, incluso en nuestro día a día. Y es que, siempre que puedas medir algo, significará que lo puedes tanto analizar como mejorar, llegando así a alcanzar tus metas.

El reporting es el factor más importante para la toma de decisiones en una empresa.Por lo tanto, realizar informes es una tarea esencial del día a día de todos los directores de marketing. Se han creado diversos softwares de análisis a lo largo de los años para ayudarnos a configurar, actualizar y visualizar nuestros datos, y HubSpot es uno de ellos.

En este post, te enseñaremos una descripción genérica de laherramienta de HubSpot Reporting, sus últimas actualizaciones y sus nuevas funcionalidades, que te ayudarán a configurar tus reportes en HubSpot.

HubSpot Reporting: ¿por dónde empezar?

Sabes que con HubSpot, puedes llevar a cabo muchas actividades de marketing y ventas y obtener una gran cantidad de datos, como por ejemplo, los nombres de tus contactos, sus códigos postales, sus emails etc. y la forma en la que interactúan con tu sitio web, blog, y emails (visitas, clics, descargas, correos electrónicos abiertos, etc.) además de información clave sobre el coste de tus campañas publicitarias y el ROI obtenido.

Entonces, ¿por dónde empezar?

Antes que nada, debes definir los KPI de tu empresa para estar seguro de qué es exactamente lo que debes medir y analizar. Asegúrate de que todos tus equipos estén alineados y de que comprenden qué datos deben presentar al final del mes, trimestre o año. No olvides que los datos se deben integrar con HubSpot, para poder realizar informes sobre ellos.

El siguiente paso es verificar qué información recopilamos en la cuenta y en qué formato. Asegúrate de que tus cuentas de pago y redes sociales estén integrados con HubSpot y que el código de seguimiento esté en el lugar adecuado. Cuando se trata de la creación de nuevos contactos, evita la información duplicada y los datos sin formato.

No te debes olvidar de verificar que toda la información esté almacenada en las propiedades correspondientes (lo más común es mezclar el nombre y el apellido) y si faltan algunas propiedades personalizadas para almacenar datos importantes, asegúrate de crearlos.

5 formas de crear un informe en HubSpot

Recapitulando, tus datos están actualizados y perfectamente formateados, tienes una lista de KPIs, has lanzado tus campañas de marketing y ahora estás ansioso por ver los resultados. Hay varias formas de configurar los informes en HubSpot. Vamos a verlos uno por uno:

• Guardar desde diferentes Hubs. Cada Hub en HubSpot tiene sus propias herramientas de análisis que te ayudan a ver los resultados de tus acciones sin siquiera cambiar la pestaña. Por ejemplo, en la pestaña Anuncios, puedes hacer clic en Analizar y ver directamente el rendimiento de tus campañas de pago. Aquí podrás ver la cantidad de impresiones, clics, contactos, ofertas, la cantidad total gastada y el ROI y profundizar en las estadísticas de tus campañas (por ejemplo, campañas con alto y bajo coste por clic, por contacto, etc.)
• Herramientas de análisis.Las herramientas de análisis te ayudan a obtener una descripción general de lo siguiente (las opciones dependen de la licencia que tengas):
  
  • Análisis de tráfico y sitios web: ayudan a ver qué es exactamente lo que genera tráfico a tu sitio web.
  • Análisis de campañas: mide el rendimiento de tu campaña a lo largo del tiempo.
  • Análisis de contactos: muestra más información sobre los contactos en tu base de datos, desglosándolos por fuente, región, actividades o etapa del ciclo de vida.
  • Análisis de eventos: esta herramienta rastrea una determinada acción y HubSpot calcula cuando se completa dicho evento, por ejemplo, envíos de formularios, visitas a URL o incluso eventos personalizados como inicios de sesión..
  • Análisis de contenido de ventas: te permite analizar la eficiencia de tus plantillas, documentos y secuencias de ventas.
  • Productividad del equipo de ventas y servicio: muestra el rendimiento de tus equipos de ventas y del servicio en todos los tickets.

• Uso de la biblioteca de HubSpot. Desde tu herramienta de reporting, puedes acceder a la biblioteca de informes de HubSpot, donde encontrarás un conjunto de informes preestablecidos que podrás guardar directamente o personalizar y filtrar antes de guardarlos. El panel de la izquierda te ayudará a encontrar el informe que necesitas al filtrar por Contenido (por ejemplo, Contactos, Atribución, Correo electrónico y muchos más) o por tipos de Informe (Comparaciones, Embudos, Descripción general, etc.)

• Creación de un informe personalizado desde cero. ¿No encuentras el informe que buscas? No te preocupes, ¡puedes crearlo tú mismo! Hay varios tipos:
  
  • Informes de objeto único y de objeto cruzado: puedes informar sobre un tipo de objeto (como acuerdos) o analizar la conexión entre dos tipos de objetos distintos (como contactos y empresas).
  • Los informes de embudo muestran las tasas de conversión entre el ciclo de vida, la canalización de acuerdos o las etapas del embudo de eventos personalizados. Puedes ver el número de contactos u ofertas que han pasado por todas las etapas o las que han pasado solo por alguna, pudiendo así obtener un informe de las distintas etapas.
  • Informes de atribución. Puedes crear dos tipos de informes: un informe que muestra qué activos, fuentes y acciones tuvieron un impacto en tus ingresos y un informe de creación de contactos que muestra el impacto de tus acciones de marketing en la generación de leads.

• Generador de informes personalizados. En octubre de 2020, HubSpot lanzó un generador avanzado que permite informar sobre los datos de ventas y marketing, además de los objetos. Puedes seleccionar fuentes de datos primarias y secundarias (hasta cinco), seleccionar el tipo de gráfico, agregar diferentes campos y filtros al informe y elegir de qué manera se visualizarán tus datos (dimensiones y medidas).

Paneles de control de HubSpot: ¿qué se puede hacer con ellos?

Otra gran funcionalidad de la herramienta de informes de HubSpot es agrupar informes en paneles. Hay algunos paneles preestablecidos que puedes guardar en un solo clic. Además, existe la posibilidad de crear un panel en blanco.

Aquí te dejamos una lista de acciones que se pueden aplicar a los paneles para configurarlo a tu manera:

• La clonación de informes te facilitará las cosas al crear un nuevo informe similar a uno ya existente. Simplemente clónalo y modifícalo en lugar de crear uno nuevo desde cero.
• Filtrado de informes: puedes filtrar informes en tu panel o personalizarlo. Al filtrar, se te ofrecerán distintas opciones según el tipo de informe, como filtrar por rango de fechas o por tipos de dispositivos para el informe de trafico. También puedes filtrar todo tu dashboard directamente por el rango de fechas, propietarios, equipos, canalización de acuerdos o de tickets.
• Mover o copiar a diferentes paneles es especialmente útil cuando tienes diferentes equipos trabajando con HubSpot, como por ejemplo, equipos de ventas y marketing. Es probable que tus equipos necesiten ver el mismo informe, filtrarlo o desglosarlo por diferentes parámetros, por lo que copiar un informe tanto en Marketing como en Paneles de control de ventas y adaptarlos para cada equipo en lugar de modificar un informe una y otra vez es, sin duda, una buena idea.
• Exportación de informes: HubSpot te permite exportar tanto tus datos como tus informes visuales y paneles en diferentes formatos (CSV, XLSX o PDF, PPTX y ZIP de PNG para datos visuales y paneles). También puedes elegir una frecuencia de entrega, por lo que HubSpot enviará por correo electrónico tu panel actualizado automáticamente a todas las partes interesadas en la fecha, hora y periodicidad que elijas.
  Puedes cambiar la configuración de visibilidad, el acceso y el propietario. Además, con las herramientas de informes de HubSpot, puedes crear informes visibles solo para ti, tu equipo o para todos. También puedes elegir si todos pueden editar el informe o no.

Mejores prácticas de visualización de datos

Hay varias formas de visualizar tus datos con HubSpot. A continuación, te damos una lista de los tipos de informes y algunos consejos sobre cuándo es más apropiado utilizarlos:

• Gráficos de barras y columnas: puedes usarlos para mostrar cómo se comparan varias métricas diferentes entre sí, por ejemplo, varias ofertas creadas a partir de diferentes fuentes.
• Gráficos de líneas: representan la evolución de sus datos a lo largo del tiempo, por ejemplo, los totales de sesiones de tu sitio web por día.
• Gráficos de área: se utilizan para comparar diferentes métricas a lo largo del tiempo, por ejemplo, los totales de sesiones de tu sitio web por día, desglosados ​​por fuente (para comparar qué fuente evoluciona mejor con el tiempo).
• Gráficos circulares y de anillos: son perfectos para mostrar números de estadísticas estáticas como partes de un todo, por ejemplo, nuevos contactos creados en total, por fuente.
• Tablas: las tablas son excelentes para mostrar una gran cantidad de datos en un solo lugar. Sin embargo, funcionan como una foto estática, así que si quieres analizar los números en un momento concreto, usa una tabla. Para mostrar la evolución de los datos, te recomendamos elegir una forma más visual de representarlos.

Como responsable de marketing, eres consciente de la importancia no solo de configurar tus informes, sino también de leerlos correctamente. Al analizar un informe, intenta verificar lo siguiente para entender mejor tus datos:

• Los valores más pequeños y más grandes
• La media, la mediana y la moda
• Cualquier anomalía en el rendimiento (por ejemplo, un pico en tu informe de Nuevos contactos por día o una fecha concreta. Intenta comprender qué acciones trajeron tantos clientes potenciales nuevos y el motivo).
• Analiza la tendencia general y compárala con el rango de fechas anterior.
• Trata de encontrar un patrón. ¿Cómo puedes explicar lo que figura en el informe?

Como puedes ver, es fundamental conocer todos los resultados que estás obteniendo con tus acciones, para seguir realizando las mismas o saber en que estás fallando y cambiarlas. Las herramientas de reporting de HubSpot pueden ayudarte tanto a ti como a tu equipo a estar siempre actualizados, desarrollar una estrategia de marketing adecuada y tomar las decisiones correctas mediante el análisis de los datos.

HubSpot crece de manera constante y suele añadir nuevas funciones de reporting, como por ejemplo, Conversation Intelligence Reporting. Si estás interesado en descubrirlas no olvides que puedes contar con mbudo.