¿Qué es el método Kanban y cómo se aplica paso a paso?

En una estrategia de marketing donde la rapidez y la eficiencia son esenciales, contar con un sistema visual que optimice el flujo de trabajo es clave. Aquí es donde entra Kanban, que se ha forjado como una metodología indispensable.

Y aunque su origen esté en el desarrollo de software, su flexibilidad y eficiencia ha permitido que se adopte con éxito en áreas como marketing, ventas e inbound.

Pero, ¿cómo funciona Kanban y cómo puede ayudarnos a enfocar mejor las tareas? En este post, desgranaremos sus principios fundamentales, pondremos ejemplos prácticos y daremos una serie de tips y pasos claros para que puedas empezar a implementarlo hoy mismo y mejorar la productividad de tu equipo.

Principios y reglas del Método Kanban

El método Kanban fue desarrollado por Toyota en los años 40 con el objetivo de gestionar la producción de manera más eficiente. Su nombre proviene del japonés y significa "tarjeta visual", lo cual tiene mucho sentido. Hoy en día, además, su enfoque se ha amoldado a equipos de todo tipo, destacando los del marketing digital.

Estos son sus principios básicos:

• Visualizar el trabajo: Usualmente se hace mediante un tablero (físico o digital) que muestra las tareas en columnas como “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”.

• Limitar el trabajo en curso (WIP): Establecer un número máximo de tareas en cada columna para evitar sobrecarga.

• Gestionar el flujo: Observar cómo se mueven las tareas a través del tablero y buscar cuellos de botella.

• Crear políticas comunes: Todos deben saber las reglas para mover tareas entre columnas.

• Implementar ciclos de retroalimentación: Reuniones periódicas para revisar el proceso y optimizarlo.
• Mejora continua: El método Kanban promueve ajustes incrementales y evolutivos en vez de cambios radicales.

Beneficios del Método Kanban

Aplicar Kanban en un equipo de marketing o inbound trae múltiples ventajas:

• Mayor visibilidad del trabajo: Todo el equipo de trabajo puede visualizar qué tareas están activas y en qué etapa del proceso se encuentran.
• Más eficiencia: Limitar el trabajo en curso ayuda a reducir el multitasking y enfocar esfuerzos.
• Mejor colaboración: Fomenta la comunicación entre diseñadores, copywriters, SEO, CMOs, o cualquier colaborador en el proyecto.
• Reducción de tiempos de entrega: Al eliminar cuellos de botella, los procesos se vuelven más ágiles.
• Adaptabilidad: Se integra fácilmente con otras metodologías como Scrum o OKRs.

Aplicado a equipos de inbound marketing, Kanban permite tener claridad sobre campañas en curso, automatizaciones, generación de leads y creación de contenido, todo de forma sincronizada.

Su implementación es especialmente recomendable para proyectos de CRM, donde es fundamental gestionar el avance de las tareas en torno a la definición y automatización de procesos comerciales con múltiples equipos involucrados.

Asimismo, en el desarrollo web, Kanban facilita la coordinación entre distintas áreas como diseño, programación, calidad y desarrollo, garantizando la entrega continua y la resolución ágil de incidencias, así como la integración fluida de nuevas funcionalidades sin perder visibilidad ni control sobre el progreso total del proyecto.

Gracias a su enfoque visual y a la gestión eficiente del flujo de trabajo, Kanban ayuda a mantener la alineación entre los equipos técnicos y de negocio, mejorando tanto la previsibilidad como la calidad de los entregables.

Cómo implementar la metodología Kanban

A continuación, te mostramos cómo funciona Kanban y cómo aplicarlo paso a paso:

1. Define tu flujo de trabajo

Piensa en las etapas naturales de tu proceso de marketing. Por ejemplo:

• Ideas
• En revisión
• Aprobado
• En diseño
• Programado
• Publicado

Estas etapas se transforman en columnas en tu tablero Kanban.

2. Visualización de tareas

Crea tarjetas para cada tarea (puede ser una publicación, un email, una campaña o una landing page). Asigna responsables, fechas límite y etiquetas para facilitar la gestión.

Herramientas como ClickUp son ideales para aplicar este sistema con éxito.

3. Limitación de WIP

Por ejemplo, solo puede haber 3 tareas en la columna "En diseño" al mismo tiempo. Esto obliga a finalizar tareas antes de comenzar nuevas.

4. Monitorea el flujo

Observa si hay tareas estancadas o etapas saturadas. Esto te dará pistas para ajustar la carga del equipo o redefinir prioridades.

5. Retroalimentación y mejoras

Haz reuniones semanales para revisar el tablero y hablar sobre posibles mejoras. ¿Se está respetando el WIP? ¿Las tareas se están asignando correctamente?

Conclusiones sobre el método Kanban

Saber qué es Kanban es apenas el primer paso. Esta metodología es una herramienta poderosa para quienes buscan gestionar el trabajo de forma más visual, eficiente y colaborativa.

Para los expertos en marketing e inbound, Kanban no solo mejora la productividad, sino que alinea a los equipos bajo un mismo flujo de trabajo claro y medible.

En mbudo, esta metodología forma parte de nuestros procesos de gestión de proyectos, lo que nos permite abordar con éxito proyectos complejos.

Utilizando Kanban, optimizamos la asignación de recursos, priorizamos tareas estratégicas y mantenemos una visión global del estado de cada iniciativa, desde el arranque hasta la entrega final.

Este enfoque no solo mejora la transparencia y la colaboración entre áreas, sino que también acelera la capacidad de respuesta ante cambios o incidencias, asegurando que los proyectos se desarrollen conforme a los más altos estándares de calidad y dentro de los plazos establecidos.

Así, garantizamos una gestión eficiente tanto en proyectos de marketing, CRM como en desarrollos tecnológicos, brindando resultados superiores y alineados con los objetivos de negocio de nuestros clientes.