Las 5 claves para la migración de datos al CRM de HubSpot

Cambiar de CRM supone muchas veces emprender un gran proceso que involucra a varios profesionales de la empresa, puesto que no solamente los departamentos comerciales toman información de estas herramientas – marketing, administración u operaciones también tendrán, posiblemente, mucha información valiosa almacenada. Por ello, antes de emprender un cambio tan importante es normal que surjan dudas o no sepamos muy bien por dónde empezar.

Por eso, en mbudo hemos preparado una pequeña guía para entender las claves para la migración de datos al CRM de HubSpot.

1. Planifica tu migración de datos a HubSpot

Como para cualquier otro proyecto, antes de comenzar, debemos elaborar un plan de acción. Tendremos que coordinar a personas de varios departamentos dentro de nuestra empresa; surgirán dudas en los siguientes puntos y todos deberán poner de su parte para sacar la migración del CRM adelante.

El timeline para este proyecto será más o menos extenso no solo en función de las características de tu antiguo CRM, sino también del método que elijas para migrar toda la información a HubSpot. Existen varias opciones:

• Importar un archivo Excel o CSV a HubSpot: Es la opción más sencilla y económica si las entidades que se quieren importar son pocas o no tienen muchas asociaciones entre sí. El tiempo estimado dependerá de la complejidad de la base de datos y de cómo de depurada necesitamos que esté la información dentro de HubSpot. Aunque es el método más sencillo de migración, podría llegar a demorarse varias semanas, puesto que posiblemente hagan falta varias iteraciones hasta conseguir tener todos los datos correctamente formateados en HubSpot.
  Aun así, si partimos de una base de datos bien optimizada y los datos que se quieren migrar no son complejos, esta opción será la más adecuada para nuestra empresa.
  
  
• Utilizar la API de HubSpot: Si contamos con un desarrollador dentro de nuestro equipo o nosotros mismos tenemos experiencia trabajando con APIs, esta opción puede ser más rápida y automatizable. El tiempo estimado dependerá de la habilidad de nuestro equipo y de la complejidad de la información que queramos migrar al CRM. Si no cuentas con equipo de desarrolladores, un partner de HubSpot puede proporcionarte el soporte necesario.
  
  
• Recurrir a software para importación: Existen aplicaciones que pueden conseguir un buen resultado en poco tiempo, una vez tengamos nuestras prioridades claras y nuestro CRM antiguo organizado y optimizado. Estas soluciones son muy robustas y las recomendamos en caso de que haya margen suficiente para hacer un desembolso extra y el tiempo para terminar la migración del CRM sea más ajustado.
  
  

2. Optimiza tu base de datos actual

Una base de datos tiene tanto valor como información bien optimizada contenga. Es un error creer que, si tenemos años y años de información desorganizada, migrar el CRM a HubSpot o a cualquier herramienta nueva va a hacer que se organice y limpie por arte de magia. Es preferible dedicarle tiempo y retrasar el proceso unas semanas para conseguir unificar y completar la información que tenemos. Algunos de los puntos que se deben revisar con detalle a la hora de validar la limpieza de una base de datos son, entre otros:

• Seleccionar y optimizar los campos que realmente serán necesarios en el nuevo sistema.
• Completar información que falte y sea relevante, como direcciones de email y nombres.
• Unificar el formato y nomenclatura de los valores de campos desplegables.
• Unificar el formato de los campos tipo fecha.
• Comprobar que las asociaciones entre objetos (contactos, negocios y empresas, por ejemplo) tienen sentido y son correctos.
• Eliminar cualquier información obsoleta.
  
  

3. Prepara tu entorno de HubSpot para la migración

En HubSpot, los distintos campos que nos proporcionan información sobre los objetos que tenemos en el CRM se llaman “propiedades”. Cuando tengamos claros los datos que vamos a pasar a HubSpot, nuestra agencia partner o nosotros mismos tendremos que crear las propiedades personalizadas. Antes de ponernos con ello, también tendríamos que revisar que los campos que queremos no se encuentran ya en HubSpot por defecto – por ejemplo, campos básicos como correo electrónico o nombre y apellidos ya están incluidos en HubSpot y habría que tener cuidado de no duplicarlos.

4. Mapea y asocia los campos de tu CRM antiguo con las propiedades de HubSpot

Una vez tengamos las propiedades creadas y todo el entorno preparado y limpio para empezar a trabajar, deberemos crear una tabla con equivalencias entre los valores que teníamos en nuestro CRM antiguo y los que utilizaremos en HubSpot. Esto incluye también los valores que se encuentran en desplegables y propiedades de selección múltiple. Hemos de tener en cuenta cada detalle, incluyendo mayúsculas y minúsculas, otros idiomas, acentos, signos de puntuación, etc. Esta tabla de equivalencias nos permitirá tener control, en todo momento, de la manera en la que se estructurará el nuevo CRM; funcionará como una guía de propiedades para preparar la importación, independientemente del método que hayamos elegido.

5. Haz una migración de prueba y valida los datos

Antes de “apretar el botón rojo”, es recomendable que extraigamos una pequeña muestra de nuestro anterior CRM y que la importemos en HubSpot. Esto nos permitirá detectar prematuramente errores en el formato y ver necesidades que quizás antes no habíamos pensado. Una vez veamos los datos que hemos pasado con la migración del CRM, hay que comparar la veracidad y correspondencia de la información con el sistema anterior. Cuando hayamos terminado todas las correcciones necesarias y estemos seguros de que el formato es el adecuado, estaríamos listos para importar definitivamente.

Con todo ello, si hemos seguido estos pasos, una vez queramos implementar la migración no deberíamos encontrarnos con problemas o complicaciones. De todas formas, siempre pueden surgir imprevistos, por lo que una vez terminado deberemos aún mantener durante unas semanas el acceso al CRM anterior, por si hubiera que hacer pequeñas correcciones o ajustes en la información migrada. Finalmente, solo nos queda disfrutar de nuestra nueva herramienta de trabajo y ver que el cambio al CRM de HubSpot ha sido para mejor.

Si necesitas más información no dudes en contactar con mbudo, somos partner Diamond de HubSpot con experiencia en migraciones de CRM e integraciones avanzadas en HubSpot.