6 pasos clave en un onboarding avanzado de HubSpot

Cuando las empresas se encuentran con limitaciones o ineficiencias en su CRM actual, a menudo toman la difícil pero necesaria decisión de cambiar de CRM. ¿Es este tu caso?

Cambiar de CRM permitirá a tu empresa aprovechar el poder de las herramientas y tecnologías avanzadas para:

• Agilizar los procesos de marketing y ventas. 
• Eliminar lherramientas inútiles de terceros. 
• Mejorar la captura y gestión de datos. 
• Aumentar la productividad general.

Si estas considerando el CRM de HubSpot, estas tomando la mejor decisión. No entraremos en detalles en este artículo, pero aquí tienes la respuesta a “¿Por qué HubSpot?”. Además, aquí te dejamos una guía práctica para convencer a tu equipo de ventas.

¿Qué es un onboarding avanzado de HubSpot?

Una vez que has optado por el CRM de HubSpot, la siguiente pregunta es, ¿cómo empezamos a cambiar el CRM? El onboarding es un paso crucial que tu empresa debe llevar a cabo al implementar un nuevo sistema CRM. Un proyecto de onboarding implica los pasos iniciales, la configuración y la integración del CRM en línea con las necesidades y procesos de negocio de tu empresa.

En mbudo, llevamos las cosas un paso más allá realizando un onboarding avanzado de HubSpot que incluye una definición estratégica de activos y procesos, migración/integración completa de datos y formación personalizada para que tu equipo aprenda sacar el máximo partido a la herramienta desde el primer momento.

Optar por un onboarding guiado con una agencia partner de HubSpot puede contribuir significativamente al éxito de la implementación de tu CRM. Ofrecemos orientación experta, soporte e implementación de las mejores prácticas. Además, en mbudo te ayudaremos a aprovechar las funciones y estrategias avanzadas para optimizar tus procesos y alcanzar tus objetivos de marketing y ventas. Te garantizamos que sacaremos el máximo partido a tu inversión y te aseguramos una transición fluida al nuevo sistema.

Vamos a sumergirnos en los 6 pasos que una agencia Partner de HubSpot llevará a cabo durante un onboarding guiado de HubSpot. 

6 pasos clave para un onboarding avanzado del CRM de HubSpot

Paso 1: Organización del proyecto

• Entender el negocio: al comienzo de cualquier proyecto, se realizará una reunión con todas las partes implicadas. En mbudo, lo primero que hacemos es crear una reunión para comprender los objetivos y procesos empresariales del cliente. Cualquier agencia con la que trabajes debe hacer esto. Sólo entonces se puede desarrollar una estrategia personalizada de implementación y optimización. 
• Desarrollar un timeline: Es esencial no dejar que el tiempo y las tareas se escapen con el paso de los días. El gestor de cuentas tendrá una lista de control de los primeros pasos, entre los que se incluyen, reuniones periódicas, calendario de plazos y dar el acceso compartido a herramientas y plataformas como el CRM existente, el nuevo CRM de HubSpot, los canales de medios sociales y de pago, el manual de marca de tu empresa, etc. Este enfoque colaborativo garantiza que todos los participantes dispongan de los recursos y la información necesarios para empezar a trabajar.
• Configurar el equipo en HubSpot: Tu agencia partner se encargará de configurar usuarios, equipos, y roles en la plataforma de HubSpot. Este proceso puede ser tan sencillo como asignar funciones predeterminadas y permisos estándar. No obstante, en los casos en que se requiera una mayor personalización, la agencia adapta el acceso en función de las necesidades del cliente.
  
  

Paso 2: Configuración técnica

• Define los detalles de la cuenta: Los miembros de la agencia partner que trabajan en el proyecto establecerán la información predeterminada de la cuenta para tu empresa, es decir, programarán detalles como el nombre de la empresa, la información de contacto y los elementos de marca. Adicionalmente, garantizarán el cumplimiento legal y del GDPR configurando los ajustes de privacidad, los formularios de consentimiento y el uso de cookies. También trabajarán contigo para establecer dominios para tu sitio web, páginas de destino, blog y correo electrónico dentro de HubSpot.
• Integra las analíticas: Tu agencia partner te dará toda la información necesaria para incorporar el código de seguimiento de HubSpot en los ajustes web de tu organización, así podrás capturar todos los datos con HubSpot. De este modo, se realizará un seguimiento de los dominios relevantes y de las vistas. El equipo también configurará analíticas avanzadas utilizando herramientas como Google Analytics 4 y Google Tag Manager. Todos estos análisis permitirán a tu empresa obtener información valiosa sobre el tráfico del sitio web, el comportamiento del usuario y el rendimiento del marketing, ¡todo dentro de HubSpot!
• Realizar integraciones: Tu agencia partner debe ayudarte a realizar integraciones con otras herramientas que tu empresa esté utilizando actualmente. Pero, aquí el objetivo será minimizar el uso de herramientas de terceros y cambiar a herramientas de  HubSpot que ofrezcan las mismas funcionalidades, siempre y cuando sea posible.

Paso 3: Configuración de la base de datos

• Evaluación de datos: Tu base de datos es el alma de tu CRM, contiene toda la información recopilada sobre tus contactos, empresas y acuerdos. Solo los datos limpios, de calidad y actualizados deben ser transferidos a HubSpot. Tu equipo de integración trabajará tu lado para comprender las propiedades y los datos de tu sistema actual. Juntos, identificaréis la información redundante e innecesaria que puede excluirse e identificaréis formas de homogeneizar campos y datos. De esta manera, se agilizará la transferencia de datos y se evitarán errores de migración. Tener datos de calidad en tu nuevo CRM de HubSpot marcará una gran diferencia en la eficiencia de cara al futuro.
• Prepara HubSpot: Tras la evaluación de datos, el CRM de HubSpot necesita estar preparado para vincular correctamente todos los datos, de modo que todos los campos (llamados "properties" en HubSpot) se deben alinear con tu sistema anterior. Es posible que las propiedades predeterminadas de HubSpot no coincidan con tu estructura anterior, lo que significa que será necesario crear propiedades u objetos personalizados. Esto asegurará que mantengas la familiaridad con los datos y campos después de la transición. Si quieres más información, descubre las 5 claves para migrar a HubSpot sin problemas.
• Realizar importaciones: Ya estamos listos para importar—¡pero no todos los datos! Primero, haremos una importación de prueba para identificar cualquier error o problema que pueda surgir durante el proceso de transferencia de datos. Esta importación de prueba sirve como una oportunidad para validar la exactitud e integridad de los datos importados, asegurar que todo está correctamente mapeado e integrado dentro de HubSpot, y corregir cualquier error. Después de otra ronda o dos de importaciones de prueba, lograrás una transición fluida a HubSpot con la importación final de todos tus datos.
• Migración/Integración: En caso necesario, nos encargamos de migrar/integrar tu CRM actual y parametrizar HubSpot a medida. Hemos implementado con éxito integraciones con Salesforce, Pipedrive, Odoo y otras herramientas.

Paso 4: Estrategia para cada Hub

Marketing Hub

• Creación de plantillas: Recrea tus plantillas actuales de páginas web, landings, correo electrónico y blog en HubSpot. HubSpot ofrece plantillas prediseñadas en el marketplace, pero también puedes empezar desde cero dentro del editor Drag & Drop, permitiendo una fácil personalización y customización.
• Define tu audiencia: Los Buyer Personas y los Lifecycle Stages te ayudaran a definir tu público objetivo y su etapa en el recorrido del cliente. Comprender sus comportamientos y puntos débiles para crear el mensaje adecuado en el lugar adecuado y en el momento adecuado. Maximizar los esfuerzos para impulsar el compromiso y las conversiones.
• Captación de leads: Lo mejor es emplear diversas técnicas de generación inbound de leads como lead scoring, formularios, CTAs, email nurturing, etc. Desde mbudo, te ayudamos a desarrollar una estrategia de lead scoring basada en el comportamiento y la actividad de los mismos, centrando los esfuerzos de ventas únicamente en los mejores clientes potenciales. Los formularios y los CTA capturan datos y generan tráfico. El email nurturing guía a los clientes potenciales a lo largo del proceso de compra mediante campañas relevantes y personalizadas. Y los flujos de trabajo automatizan los procesos en la medida de lo posible, ahorrando tiempo y esfuerzo a tu equipo. 

Sales Hub

• Definición de los canales de venta: Se debe trabajar conjuntamente para definir y crear pipelines y etapas de negociación que se ajusten a los procesos de ventas de tu organización. Identifica las propiedades de las operaciones necesarias para cada etapa, de modo que tus vendedores dispongan de información suficiente en cada punto del proceso. Un proceso de de ventas estructurado, implica un seguimiento y una gestión eficaz de las operaciones.
• Personalización de productos y presupuestos: La creación de una biblioteca de productos completa permite al equipo de ventas acceder fácilmente a los productos relevantes y presentarlos a los clientes potenciales. Introdúcelos en sus presupuestos y haz que tus ofertas sean profesionales y convincentes. Además, la integración de las funciones de aprobación y firma electrónica agilizan el proceso de aprobación de presupuestos.
• Herramientas de ventas: Hay una gran variedad de herramientas de ventas disponibles en HubSpot para ayudar a tu equipo: secuencias, playbooks, documentos y reuniones. Las secuencias son correos electrónicos y tareas automatizadas para garantizar una comunicación coherente y oportuna con los clientes potenciales. Los playbooks de HubSpot te permiten recopilar las mejores prácticas para los comerciales, los documentos te permiten ver cuándo los clientes potenciales ven los archivos, y las herramientas de reuniones te permiten reservar reuniones sin problemas.

Service Hub

• Definición canal de tickets: Al igual que el pipeline de operaciones, el pipeline de tickets debe alinearse con los procesos internos y servir como una forma racionalizada de gestionar las consultas de los clientes y las solicitudes de soporte. Las etapas van desde la creación del ticket hasta su resolución e incluyen las propiedades relevantes necesarias para categorizar el ticket o avanzar en el proceso. Un proceso de tickets eficiente garantiza una mejor gestión del equipo y una mejor priorización de los tickets.
• Conversaciones: Un chat en vivo o chatbot pueden servir como vía tanto para la captación de clientes potenciales como para la atención al cliente. La configuración adecuada de la bandeja de entrada y los canales de conversación (con notificaciones y asignación al agente correspondiente) ayudarán a interactuar con los prospectos y los clientes rápidamente. Al fin y al cabo, la gente espera una respuesta rápida y cuanto más rápido respondas, mejor para tu negocio y tu marca.
• Knowledge base: HubSpot ofrece una valiosa herramienta académica que permite a tu empresa crear un repositorio de artículos, guías y recursos útiles a los que los clientes pueden acceder para obtener asistencia de autoservicio. La estrategia detrás de esto implica organizar el contenido para que sea fácil de buscar y navegar. Una knowledge base reduce la necesidad de solicitudes de asistencia repetitivas, lo que aumenta la capacitación de los clientes y reduce la carga de trabajo del servicio de atención al cliente de forma simultánea.

Paso 5: Informes a medida

La generación de informes es uno de los aspectos más importantes de un proyecto HubSpot. Además de los esfuerzos en la implementación, ejecución y todas las pequeñas actividades del día a día, es importante definir cómo medir los resultados o el impacto de todas estas acciones. HubSpot Reports permite la creación de informes para capturar datos y visualizarlos en un único lugar, para que puedas tomar mejores decisiones para tu empresa y tus clientes.

Los dashboards o paneles de HubSpot son grupos de informes relacionados entre sí. Como agencia partner, mbudo te ayuda a construir una serie de informes en torno a los contactos de tu base de datos, sitio web y páginas de destino, campañas de correo electrónico, ofertas y cualquier otra métrica relevante para las operaciones de tu negocio. Estos informes se pueden configurar para diferentes periodos de tiempo, comparando datos anteriores y eligiendo el método de visualización de datos que prefieras. Tomar decisiones futuras basadas en datos concretos, ayudará a tu empresa a prosperar. Si te interesa aprender más, consulta nuestra guía definitiva en informes de HubSpot. 

Paso 6: Formación y práctica

La formación personalizada sobre tu implementación de HubSpot es absolutamente crucial para que tu equipo pueda utilizar correctamente la herramienta y maximizar su rendimiento. En mbudo, nuestra formación en HubSpot abarca una guía completa sobre cómo navegar en cada área de HubSpot, así como los detalles específicos de su configuración en el Hub de Marketing, Ventas o Servicios. La duración es a medida, en función de las necesidades de trabajo y requerimientos. Los participantes tienen tiempo para hacer preguntas y resolver dudas, de esta manera, capacitamos a tu equipo para utilizar HubSpot a un nivel óptimo para el éxito continuado de tu proyecto.

Ahora que conoces el proceso, ¿estás listo para realizar el cambio a HubSpot?

En mbudo estaremos felices de acompañarte en este proceso y te aseguramos una experiencia de onboarding con éxito, gratificante y positiva. Ponte en contacto con nosotros para saber más sobre nuestros servicios de onboarding de HubSpot.