Quando os negócios enfrentam limitações ou alguma falta de eficácia com o seu atual CRM, frequentemente tomam a difícil, mas necessária, decisão de mudar para um novo CRM. Se está nesta situação, lembre-se que a sua empresa não é a primeira a fazer esta mudança, nem será a última, mas saiba que, com base na nossa experiência, este tipo de alteração é sempre para melhor.
Mudar de CRM permitirá que a sua empresa aproveite o poder de ferramentas e tecnologias avançadas para:
- Otimizar os seus processos de Marketing e vendas;
- Eliminar ferramentas de terceiros desnecessárias;
- Melhorar a captura e gestão de dados;
- Impulsionar a produtividade geral.
Se está a considerar o CRM do HubSpot, está a fazer a escolha certa. Não entraremos em detalhes neste artigo, mas aqui está a resposta para o "Porquê o HubSpot?". Também deixamos um guia útil para se precisar de convencer a sua equipa de vendas.
O que é um Onboarding do HubSpot?
Uma vez que tenha escolhido o CRM do HubSpot, a pergunta que se segue é: Como começar a mudar o CRM? O onboarding é um passo crucial que a sua empresa deve levar a cabo ao implementar um novo sistema CRM. Um projeto de onboarding envolve os passos iniciais, a configuração e a integração do CRM de acordo com as necessidades e os processos comerciais da sua empresa.
Na mbudo, realizamos um onboarding avançado do HubSpot que inclui uma definição estratégica de ativos e processos, migração/integração completa de dados e formação personalizada para que a sua equipa aprenda, desde início, a tirar o máximo partido da ferramenta.
Optar por um onboarding guiado com uma agência partner do HubSpot, pode contribuir significativamente para o sucesso da implementação do seu CRM. Oferecemos orientação especializada, apoio e implementação das melhores práticas. Além disso, a mbudo ajudá-lo-á a tirar partido de funcionalidades e estratégias avançadas para otimizar os seus processos e atingir os seus objetivos de marketing e vendas. Garantimos-lhe que irá tomar o máximo partido do seu investimento e asegurar uma transição suave para o novo sistema.
Vamos analisar os 6 passos que uma agência partner do HubSpot seguirá durante o onboarding guiado do HubSpot.
6 passos chave para um onboarding avançado do CRM do HubSpot
Passo 1: Organização do projeto
- Compreender o negócio: No início de qualquer projeto, é realizada uma reunião com todas as partes envolvidas. Na mbudo, a primeria coisa que fazemos é agendar uma reunião para compreender os objetivos e os processos comerciais do cliente. Qualquer agência com quem trabalhe deve fazer o mesmo. Só assim é possível desenvolver uma estratégia de implementação e otimização personalizada.
- Desenvolver uma timeline: É essencial não deixar que o tempo e as tarefas se percam com o passar dos dias. O gestor de conta terá uma lista de verificação dos primeiros passos, incluindo reuniões regulares, um calendário de prazos e acesso partilhado a ferramentas e platafromas como o CRM existente, o novo CRM do HubSpot, as redes sociais e os canais de pago, o manual da marca da sua empresa, etc. Essa abordagem colaborativa garante que todos os participantes tenham os recursos e as informações de que precisam para começar com o pé direito.
- Configurar a equipa no HubSpot: a sua agência parceira tratará da configuração de utilizadores, equipas e funções na plataform HubSpot. Este processo pode ser tão simples como atribuir funções predefinidas e permissões padrão. No entanto, nos casos em que seja necessária uma maior personalização, a agência adaptará o acesso com base nas necessidades do cliente.
Passo 2: Configuração técnica
- Definir os detalhes da conta: Os membros da agência partner que trabalham no projeto vão definir as informações padrão da conta para a sua empresa, ou seja, detalhes do programa como o nome da empresa, informações de contacto e elementos de marca. Além disso, vão garantir a conformidade legal e o RGPD, configurando as definições de privacidade, os formulários de consentimento e a utilização de cookies. Também trabalharão consigo para configurar domínios para a sua página web, páginas de destino, blog e e-mail no HubSpot.
- Integrar as analíticas: A sua agência partner dar-lhe-á todas as informações necessárias para incorporar o código de rastreio do HubSpot nas definições Web da sua empresa, para que possa captar todos os dados com o HubSpot. Isto irá monitorizar os domínios e as visualizações relevantes. A equipa também configurará análises avançadas utilizando ferramentas como o Google Analytics 4 e o Google Tag Manager. Todas estas análises permitirão à sua empresa obter informações valiosas sobre o tráfego da página Web, o comportamento dos utilizadores e o desempenho do marketing.Tudo isto no HubSpot!
- Fazer integrações: A sua agência partner deve ajudá-lo a realizar integrações com outras ferramentas que a sua empresa utiliza atualmente. Mas o objetivo aqui será minimizar a utilização de ferramentas de terceiros e mudar para ferramentas do HubSpot que ofereçam a mesma funcionalidade, sempre que possível.
Passo 3: Configuração da base de dados
- Avaliação de dados: A sua base de dados é a força vital do seu CRM, contendo todas as informações recolhidas sobre os seus contactos, empresas e negócios. Apenas dados limpos, de qualidade e actualizados devem ser transferidos para o HubSpot. A sua equipa de integração trabalhará consigo para compreender as propriedades e os dados do seu sistema atual. Em conjunto, identificarão informações redundantes e desnecessárias que podem ser excluídas e definirão formas de normalizar campos e dados. Isto irá acelerar a transferência de dados e evitar erros de migração. Ter dados de qualidade no seu novo HubSpot CRM fará uma grande diferença na eficiência futura.
- Preparar o HubSpot: Após a avaliação dos dados, o HubSpot CRM tem de estar preparado para ligar corretamente todos os dados, pelo que todos os campos (chamados "propriedades" no HubSpot) têm de estar alinhados com o sistema antigo. As propriedades predefinidas do HubSpot podem não corresponder à sua estrutura anterior, o que significa que terão de ser criadas propriedades ou objectos personalizados. Isso garante que mantém a familiaridade com seus dados e campos após a transição. Para obter mais informações, confira as 5 chaves para uma migração tranquila para o HubSpot.
- Realizar importações: Estamos prontos para importar, mas não todos os dados! Primeiro, faremos uma importação de teste para identificar quaisquer erros ou problemas que possam surgir durante o processo de transferência de dados. Esta importação de teste serve como uma oportunidade para validar a precisão e a integridade dos dados importados, garantir que tudo está corretamente mapeado e integrado no HubSpot e corrigir possíveis erros. Após mais uma ou duas rondas de importações de teste, conseguirá uma transição suave para o HubSpot com a importação final de todos os seus dados.
- Migração/Integração: Se necessário, tratamos da migração/integração do seu CRM atual e da parametrização personalizada do HubSpot. Implementámos com sucesso integrações com Salesforce, Pipedrive, Odoo e outras ferramentas.
Passo 4: Estratégia para cada Hub
Marketing Hub
- Criação de templates: Recrie os seus modelos existentes na sua página Web, páginas de destino, e-mail e blog no HubSpot. O HubSpot oferece modelos pré-concebidos no mercado, mas também pode começar do zero no editorDrag & Drop, permitindo uma fácil personalização e customização.
- Defina o su público: Os Buyer Personas e os Lifecycle Stages vão ajudá-lo a definir o seu público-alvo e a fase em que se encontra no percurso do cliente. Compreenda os seus comportamentos e pontos fracos para criar a mensagem certa no local certo e no momento certo. Maximize os esforços para impulsionar o envolvimento e as conversões.
- Captação de leads: É melhor empregar várias técnicas de geração de inbound leads, como pontuação de leads, formulários, CTAs, nutrição de e-mail, etc. Na mbudo, ajudamo-lo a desenvolver uma estratégia de pontuação de leads com base no comportamento e na atividade dos mesmos, concentrando os esforços de vendas apenas nos clientes potenciais mais valiosos. Os formulários e CTAs captam dados e geram tráfego. A nutrição de correio eletrónico orienta os clientes potenciais através do processo de compra com campanhas relevantes e personalizadas. E os fluxos de trabalho automatizam os processos tanto quanto possível, poupando tempo e esforço à sua equipa.
Sales Hub
- Definição dos canais de venda: Trabalhem em conjunto para definir e criar pipelines e fases de negociação que se adaptem aos processos de vendas da sua empresa. Identifique as propriedades das transações necessárias para cada fase, de modo a que os seus vendedores disponham de informações suficientes em cada ponto do processo. Um processo de vendas estruturado significa um acompanhamento e uma gestão eficazes das transações.
- Personalização de produtos e orçamentos: A criação de uma biblioteca de produtos abrangente permite que a equipa de vendas aceda facilmente a produtos relevantes e os apresente a potenciais clientes. Introduza-os nas suas cotações e torne as suas ofertas profissionais e convincentes. Além disso, as funções integradas de aprovação e assinatura eletrónica simplificam o processo de aprovação de orçamentos.
- Ferramentas de vendas: Há uma variedade de ferramentas de vendas disponíveis no HubSpot para ajudar a sua equipa: sequências, playbooks, documentos e reuniões. As sequências são e-mails e tarefas automatizados para garantir uma comunicação consistente e atempada com os potenciais clientes. Os playbooks do HubSpot permitem-lhe compilar as melhores práticas para os vendedores, os documentos permitem-lhe ver quando os potenciais clientes visualizam ficheiros e as ferramentas de reunião permitem-lhe marcar reuniões sem problemas.
Service Hub
- Definição da conduta de tickets: Tal como a conduta de operações, a conduta de tickets deve estar alinhada com os processos internos e servir como uma forma simplificada de gerir as consultas dos clientes e os pedidos de apoio. As fases vão desde a criação do ticket até à sua resolução e incluem as propriedades relevantes necessárias para categorizar o ticket ou fazer avançar o processo. Um processo eficiente de criação de tickets garante uma melhor gestão da equipa e a definição de prioridades para os tickets.
- Conversas: Um chat ao vivo ou um chatbot podem servir como uma via para a criação de oportunidades e para o serviço de apoio ao cliente. A caixa de entrada e os canais de chat corretamente configurados (com notificações e atribuição ao agente adequado) ajudarão a interagir rapidamente com os prospects e clientes. No final de contas, as pessoas esperam uma resposta rápida e quanto mais depressa responder, melhor para a sua empresa e para a sua marca.
- Knowledge base: O HubSpot oferece uma ferramenta académica valiosa que permite à sua empresa criar um repositório de artigos, guias e recursos úteis a que os clientes podem aceder para obterem apoio de autosserviço. A estratégia subjacente consiste em organizar o conteúdo de modo a que seja fácil de pesquisar e navegar. Uma base de conhecimentos reduz a necessidade de pedidos de apoio repetitivos, o que aumenta a capacitação do cliente e reduz simultaneamente a carga de trabalho do serviço ao cliente.
Passo 5: Relatórios personalizados
Os relatórios são um dos aspectos mais importantes de um projeto HubSpot. Para além dos esforços de implementação, execução e todas as pequenas atividades do dia a dia, é importante definir como medir os resultados ou o impacto de todas estas acções. O HubSpot Reports permite a criação de relatórios para captar dados e visualizá-los num só local, para que possa tomar melhores decisões para a sua empresa e para os seus clientes.
Os dashboards do HubSpot são grupos de relatórios relacionados. Como agência partner, a mbudo ajuda-o a criar uma série de relatórios sobre os contactos da sua base de dados, a sua página Web e as suas páginas de destino, as suas campanhas de correio eletrónico, as suas ofertas e quaisquer outras métricas relevantes para as suas operações comerciais. Estes relatórios podem ser configurados para diferentes períodos de tempo, comparando dados passados e escolhendo o seu método preferido de visualização de dados. Tomar decisões futuras com base em dados concretos ajudará a sua empresa a prosperar. Se estiver interessado em saber mais, consulte o nosso guia definitivo sobre os relatórios do HubSpot.
Paso 6: Formação e prática
A formação personalizada sobre a sua implementação do HubSpot é absolutamente crucial para que a sua equipa possa utilizar corretamente a ferramenta e maximizar o seu desempenho. Na mbudo, a nossa formação HubSpot abrange um guia completo sobre como navegar em cada área do HubSpot, bem como as especificidades da configuração do seu Hub de Marketing, Vendas ou Serviços. A duração é personalizada, consoante as necessidades e os requisitos do trabalho. Os participantes têm tempo para fazer perguntas e resolver dúvidas, permitindo assim que a sua equipa utilize o HubSpot a um nível ótimo para o sucesso contínuo do seu projeto.
Agora que já conhece o processo, está pronto para fazer a mudança para o HubSpot?
Na mbudo, teremos todo o gosto de acompanhá-lo ao longo do processo e garantir uma experiência de onboarding bem-sucedida, gratificante e positiva. Contacte-nos para saber mais sobre os nossos serviços de onboarding do HubSpot.
Matilde Castelo Branco
Licenciada em Jornalismo e com uma grande paixão pelo mundo da comunicação, em todas as suas vertentes, percebeu que o Copywritting e o Inbound Marketing podiam ser a combinação perfeita para a sua vida.